Outil : La méthode des 5S

« Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place. »
— Samuel Smiles

« Il existe un moyen de faire mieux. Trouvons-le ! »
— Thomas Edison

La méthode des 5S est une méthode japonaise d'amélioration continue développée dans le cadre du système de production Toyota.

À l'origine destinée aux entreprises, elle s'applique en réalité à presque tous les domaines de la vie.

Dans Ermite Zen, les 5S deviennent un outil universel pour mettre de l'ordre dans :

• son environnement ;
• son matériel ;
• ses fichiers numériques ;
• son emploi du temps ;
• ses connaissances ;
• ses habitudes ;
• son corps et sa santé ;
• son esprit.

Le principe est simple : supprimer le superflu pour rendre l'essentiel évident.

Le désordre coûte :

• du temps ;
• de l'énergie ;
• de l'argent ;
• de la concentration ;
• de la motivation.

À l'inverse, un environnement organisé facilite :

• la prise de décision ;
• la concentration ;
• l'autonomie ;
• la sérénité ;
• l'efficacité.

Le 5S est donc autant une méthode d'organisation qu'un exercice de discipline personnelle.

Supprimer l'inutile.

Se demander pour chaque chose :

• Est-ce utile ?
• Est-ce utilisé ?
• Est-ce que cela mérite d'occuper de la place dans ma vie ?

Exemples :

• vêtements jamais portés ;
• papiers inutiles ;
• applications inutilisées ;
• fichiers en double ;
• mauvaises habitudes ;
• engagements devenus inutiles.

Moins il y a de choses inutiles, moins il y a de distractions.

Une place pour chaque chose.

Une fois l'inutile éliminé, tout ce qui reste doit être facile à retrouver.

Exemples :

• ranger son bureau ;
• organiser son Dokuwiki ;
• nommer clairement ses dossiers ;
• préparer son matériel de sport ;
• avoir une routine simple.

Objectif :

ne jamais perdre de temps à chercher.

Entretenir régulièrement.

Nettoyer permet également d'inspecter.

On détecte ainsi rapidement les problèmes.

Exemples :

• nettoyer son bureau ;
• nettoyer son ordinateur ;
• vérifier son matériel ;
• faire le ménage ;
• prendre soin de son corps ;
• supprimer les erreurs dans ses notes.

Le nettoyage est aussi une forme d'inspection.

Créer des habitudes simples.

Une bonne organisation ne doit pas dépendre de la motivation.

Exemples :

• toujours ranger après utilisation ;
• utiliser les mêmes conventions de nommage ;
• avoir une routine matinale ;
• suivre toujours la même méthode pour classer ses documents.

Les bonnes habitudes évitent de refaire sans cesse les mêmes décisions.

Développer l'autodiscipline.

Les 5S ne sont pas un grand nettoyage annuel.

Ce sont de petites actions répétées.

Quelques minutes par jour suffisent souvent.

La régularité est plus importante que l'intensité.

Les 5S peuvent être appliqués partout.

Énergie

• trier son alimentation ;
• ranger son matériel sportif ;
• nettoyer ses équipements ;
• standardiser ses entraînements.

Résistance

• organiser ses exercices ;
• préparer son espace d'entraînement.

Mobilité

• garder un espace libre pour pratiquer.

Intellect

• faire le tri dans ses croyances ;
• clarifier ses objectifs ;
• éliminer les distractions.

Technique

• organiser ses projets ;
• nettoyer son code ;
• documenter ses procédures.

Érudition

• classer ses notes ;
• organiser ses fiches de lecture ;
• maintenir une base de connaissances cohérente.

Choisissez un domaine.

Puis appliquez successivement les 5S :

1. Trier.
2. Ranger.
3. Nettoyer.
4. Standardiser.
5. Maintenir.

Commencez petit.

Une étagère.

Un dossier.

Une routine.

Une habitude.

L'amélioration continue naît de centaines de petites améliorations plutôt que d'une révolution.

Le 5S n'est pas seulement une méthode de rangement.

C'est une philosophie de simplification.

Chaque objet, chaque habitude, chaque information doit avoir une raison d'exister et une place.

En supprimant le superflu, on libère du temps, de l'énergie et de l'attention pour ce qui compte réellement.